- Знакомство с понятием «табличный процессор», объектами табличного процессора и их свойствами
- Обзор приёмов ввода и редактирования данных
- Формулы и ссылки (абсолютные, относительные, смешанные)
- Функция автозаполнения
- уметь использовать возможности табличного процессора на практике: осуществлять ввод и редактирование данных, использовать формулы, функции и ссылки для решения задач из различных предметных областей
- знать и выделять следующие объекты: рабочая книга, лист, ячейка, диапазон ячеек, ссылка, формула
- Как часто в вашей жизни вы встречаетесь с табличной формой представления информации?
- Почему табличная форма представления информации является более наглядной и удобной для обработки, чем текстовая?
Что такое табличный процессор
Представлять и обрабатывать однотипную информацию, особенно содержащую числовые данные, удобно с помощью таблиц.
Возможность работать с таблицами у компьютера появилась в 1979 году, и это позволило автоматизировать многие рутинные вычислительные процедуры. С тех пор электронные вычислительные таблицы активно используются экономистами, бухгалтерами, учёными для автоматизации расчётов.
Прикладные программы, предназначенные для работы с табличными данными, называются табличными процессорами (ТП) или просто электронными таблицами (ЭТ).
Современные электронные таблицы — мощный инструмент, который позволяет не только автоматизировать вычисления, но и строить математические модели, проводить эксперименты, статистические расчёты, визуализировать данные (например, с помощью построения графиков, диаграмм и т. д.), создавать простые базы данных.
Объекты табличного процессора
Существует множество прикладных программ, которые являются электронными таблицами (или по-другому табличными процессорами), но самыми популярными являются Microsoft Excel и OpenOffice Calc.
Далее для объяснения материала мы будем пользоваться программой Microsoft Excel.
Запустив программу, мы увидим два окна: окно табличного процессора и окно созданного в нём документа — рабочей книги (Книга 1).
Рис. 1. Окно табличного процессора
Документ, созданный в табличном процессоре, называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из листов (Лист1, Лист2, Лист3 и т. д.).
Дополнительный лист в книгу можно добавить, нажав на знак «+» в левом нижнем углу окна. Ненужные листы можно удалить (контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши на названии листа — Удалить).
Имена листов указываются на ярлычках в левом нижнем углу окна, и пользователь легко их может поменять двойным щелчком мыши. Щёлкая на ярлычки с названием листов, можно переходить от одного листа к другому.
Рассмотрим более подробно основные элементы интерфейса электронной таблицы.
Рис. 2. Основные элементы интерфейса электронной таблицы
Мы работаем в рабочей области Лист 1, который состоит из строк и столбцов, образовывающих таблицу. Как видно на рис. 1, столбцы обозначены буквами латинского алфавита, а строки пронумерованы.
Ячейка — это наименьшая структурная единица электронной таблицы, которая образовывается на пересечении столбца и строки. Адрес ячейки образовывается из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она находится (например, А1, D12).
Диапазон ячеек — это две и более ячеек листа электронной таблицы.
Диапазон ячеек может быть связным и несвязным. В несвязный диапазон входят ячейки, которые могут являться или не являться смежными. Связный диапазон — прямоугольник, состоящий из смежных ячеек. Чтобы задать связный диапазон, достаточно выделить начальную и конечную ячейки — левого верхнего и правого нижнего угла (например, А1:А6, B2:D10 и т. д.). Чтобы указать адрес несвязного диапазона ячеек, надо через точку с запятой указать адреса его связных частей.
Пример 1
В электронной таблице выделен диапазон из 24 ячеек, расположенный в столбцах А, B, C. Правый нижний угол диапазона находится в ячейке C10. Запишите адрес левого верхнего угла диапазона.
Решение
Рис. 3. Диапазон ячеек A3:C10
Перед нами связный диапазон ячеек. Мы знаем правый нижний угол С10 и количество ячеек.
Всего ячеек 24. Необходимо узнать сколько ячеек в одном столбце: 24 : 3 = 8. Отложим 8 строк вверх от С10. Получим искомую ячейку А3 (рис. 3).
Для открытия, сохранения созданной книги на диске и печати, также как и в текстовом редакторе, используется меню Файл. При этом созданный с помощью электронного процессора файл будет иметь расширение xlsx.
Рис. 4. Меню Файл
Приёмы ввода и редактирования данных. Формулы и ссылки
Данные в электронной таблице вводятся в ячейки. Для ввода данных необходимо сделать ячейку активной (т. е. нажать на неё левой кнопкой мыши). Активная ячейка отличается от неактивных выделенным цветом границы. Данные, которые мы вводим в ячейку, также отображаются в поле Строка формул (см. рис. 2). Редактировать введённую информацию мы можем одновременно и в ячейке, сделав её активной, и в строке формул. Для удаления данных из ячейки достаточно выделить её и нажать Delete.
Важно понимать, что допустимые действия с данными зависят от типа данных, которые находятся в ячейке. Электронные таблицы работают со следующими типами данных:
- числовое значение;
- дата и время суток;
- формула;
- текстовое значение;
- примечания;
- гиперссылки;
- рисунки.
Если числовые или текстовые данные для нас знакомы, то определение формулы нужно уточнить. С помощью формул в электронных таблицах выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака «=» и может содержать скобки, числа, ссылки на ячейки, знаки арифметических операций, функции.
Таблица 1. Арифметические операции, доступные
для использования в формулах
|
Арифметические операции
|
Знаки
|
Пример записи
|
|
Сложение
|
+
|
= А1 + 5
|
|
Вычитание
|
–
|
= С3 – 8
|
|
Умножение
|
*
|
= 7 * 1024
|
|
Деление
|
/
|
= 2020202 / 2
|
|
Возведение в степень
|
|
= 5 ^ 2
|
|
Процент
|
%
|
= 240 * 25 %
|
Как правило, в формулах используются не сами исходные данные, а ссылки на ячейки, в которых эти данные находятся. Ссылка на ячейку состоит из адреса ячейки. При изменении данных в тех ячейках, которые используются в формулах, автоматически происходит пересчёт значений формул.
При вводе формул необходимо соблюдать правила:
- формула начинается со знака «=»;
- нельзя пропускать знак умножения, который обозначают символом *;
- приоритет выполнения операций в формуле точно такой же, как в математике, т. е. умножение – деление – сложение – вычитание;
- если нужно изменить порядок операций, то используем круглые скобки;
- при наборе формулы входящие в неё ссылки можно вводить с клавиатуры, а можно с помощью мыши (делая нужную ячейку активной щелчком).
- при изменении данных значения формул автоматически пересчитывается.
Пример 2
Запишем в электронной таблице следующее выражение: .
Решение
Формула в электронных таблицах должна быть записана в линейном виде и начинаться со знака «=»:
= (5 + 123 ^ 2) / (3 – 11 ^ 3).
Числитель и знаменатель необходимо поместить в скобки.
Рис. 5. Меню Главная
Текст по умолчанию в ячейку вводится с выравниванием по левому краю. Если длина текста не помещается в ячейку, то он либо отобразится, но перекроет соседние ячейки справа, либо будет визуально обрезан. Чтобы такого не происходило, мы можем оформить текст в несколько строк (перенос по словам), или увеличить ширину ячейки, потянув за границу вправо. Также в электронных таблицах есть возможность выравнивания текста по горизонтали и вертикали, изменения направления текста. Инструменты работы с текстом, аналогичные текстовому редактору, можно найти в меню Главная.
Электронные таблицы позволяют редактировать уже введённые данные.
Данные, которые находятся в ячейке, можно копировать, вставлять в другую ячейку, вырезать, удалять. Тоже самое можно выполнить и с диапазоном ячеек. При этом есть один важный нюанс: в случае копирования формулы, включающей в себя ссылки на другие ячейки, мы можем заметить автоматическое изменение ссылок в соответствии с новым положением формулы. В этом состоит принцип относительной адресации.
Ссылка, которая изменяется при копировании формулы, называется относительной.
Ссылка, которая не изменяется при копировании формулы, называется абсолютной.
Ссылка, в которой при копировании формулы изменяется только номер строки или только имя столбца, называется смешанной.
Пример 3
Рис. 6. Пример 3 (1)
Допустим, что в ячейках А1:B2 находятся числовые данные. Найдём сумму каждой строки. Для этого в ячейку С1 запишем следующую формулу: = A1 + B1.
Рис. 7. Пример 3 (2)
При копировании данной формулы вниз и вправо мы видим, как изменяются относительные ссылки, входящие в неё: при копировании вниз меняется номер строк, а при копировании вправо — название столбца.
Для создания абсолютных ссылок служит знак . Мы можем зафиксировать весь адрес (A1), только столбец (A1) или только строку (A1). При копировании формулы с абсолютной ссылкой ссылка не изменяется.
Пример 4
В ячейке C1 записана формула = 3* $B1. Выясним, как изменится эта формула после копирования содержимого ячейки С1 в D2.
Решение
Так как в формуле используется смешанная ссылка, то при копировании формулы имя столбца остаётся неизменным, а номер строки меняется. В нашем случае мы копируем С1 в соседнюю ячейку (т. е. происходит смещение на 1 вниз). После копирования наша формула будет выглядеть так: = 3 * $B2.
Функция автозаполнения
Для упрощения рутинной работы в электронных таблицах предусмотрен режим автозаполнения. Например, мы можем автоматически заполнять дни недели, названия месяцев, различные числовые последовательности.
Чтобы воспользоваться функцией Автозаполнения, нужно ввести в ячейку название первого элемента последовательности (например, январь), сделать ячейку активной, навести курсор мыши на правый нижний угол и дождаться, когда он примет форму чёрного крестика (маркер заполнения). После этого нужно потянуть за уголок ячейки вниз до нужного значения. Если мы формируем числовую последовательность, то данные вводятся в первые две ячейки, после чего эти ячейки выделяются и заполняются с помощью маркера заполнения.
Итоги
- Программа для выполнения расчётов в форме таблиц называется табличным процессором или электронными таблицами.
- Основные объекты электронных таблиц — рабочая книга, лист, строка, столбец, ячейка. Адрес ячейки определяется по имени столбца и номеру строки. Содержимым ячейки может быть текст, число или формула.
- Формула начинается со знака «=», может содержать скобки, арифметические операции, ссылки на другие ячейки, функции.
- Ссылка, которая изменяется при копировании формулы, называется относительной. Абсолютная ссылка не изменяется при копировании формулы. В смешанных ссылках может изменяться номер строки или имя столбца.
- В электронных таблицах существует функция автозаполнения, с помощью которой можно получить различные последовательности, как текстовые так и числовые.
Упражнение 1
1. Значение переменной x находится в ячейке А1, значение переменной
y — в ячейке B1, значение переменной z — в ячейке C1. Запишите формулы для вычисления значений выражений:
- (2x + 3y – x) : 4y,
- 3x2 + 2y2 – z.
Рис. 8. Упражнение 1
2. Дан фрагмент электронной таблицы (рис. 8).
Чему будет равно значение ячейки С2, если скопировать в ячейку С2 формулу из ячейку С1?
Упражнение 2
1. Отработаем операцию автозаполнения с помощью компьютера. Заполните текст по образцу (рис. 9), сохраните результат работы.
Рис. 9. Упражнение 2 (1)
Рис. 10. Упражнение 2 (2)
2. С помощью компьютера откройте программу электронных таблиц. Создайте таблицу по образцу
(рис. 10) и выполните вычисления. Для этого напишите формулу в столбец Итого. Посчитайте, какой процент от выполненных полётов выполняли авиакомпании в каждом месяце. Сохраните результат работы.
Контрольные вопросы
1. Что такое диапазон ячеек?
2. Какие типы данных мы можем записать в ячейку электронной таблицы?
3. Для чего нужны абсолютные и относительные ссылки?
4. Какие правила работы с формулами существуют в электронных таблицах?
5. Сравните возможности текстового редактора и электронных таблиц. Что у них общего? Чем отличаются?
Упражнение 1
1. 1) = (2 * A1 + 3 * B1 – C1) / (4 * B1)
2)= 3 * A1 ^ 2 + 2 * B1 ^ 2 – C1
2. 7
